Tuotevastuu-blogi osa 14: Asiakirjojen hallinta

Sen lisäksi, että valmistaja täyttää kaikki velvollisuutensa, suunnittelee huippuluokan tuotteita ja laatii niille erinomaiset ohjeet, on myös pystyttävä todistamaan, että niin myös on todella tehty. Jos tuotevastuuoikeudenkäynti alkaa, on pystyttävä osoittamaan, että yritys on vakava ja huolellinen valmistaja, joka on tehnyt kaikkensa tehdäkseen tuotteista turvallisia. On pystyttävä osoittamaan, miten tuotteet on suunniteltu, miten riskit on huomioitu ja mitä menettelyjä on noudatettu. Käytännössä tämä näyttö tehdään dokumenttien avulla.

Jos kirjallisia asiakirjoja ei ole, mitään ei voida käyttää todisteena ja muistin tukena. Työntekijät vaihtavat työpaikkaa ja saattavat lähteä yrityksestä, kun taas oikeudenkäynti kestää helposti useita vuosia. Itse oikeudenkäynnissä asiakirjojen puute voi olla haitta: kantaja voi väittää, että mitään ei ole tehty, koska asiakirjoja ei ole, tai että oli jotain salattavaa ja siten asiakirjat on täytynyt tuhota. Siksi asiakirjoja tarvitaan. Ja vielä kerran muistutus siitä, että jos jotain sattuu, mitään asiakirjoja ei saa tuhota.

Maantieteellistä aluetta ja liiketoimintaa koskevat aluekohtaiset lait ja asetukset määräävät, mitä asiakirjoja on säilytettävä ja kuinka kauan. Nämä vaatimukset on tutkittava erikseen ja niitä on noudatettava. Pelkästään tuotevastuun näkökulmasta ainakin seuraavat tiedot on tallennettava pysyvästi: organisaatiokaaviot, tuotepiirustukset, tuoteprojekteihin liittyvät suunnitelmat (mukaan lukien tiedot sovelletuista standardeista ja muista määräyksistä), laskelmat, muistiot, loppuraportit jne., tuoteturvallisuuteen liittyvät testitulokset ja raportit, kaikkien konetyyppien ja mallien esitteet, kopio jokaisesta asiakaslehtien painoksesta ja vastaavista julkaisuista, demoelokuvat ja -videot tuotteista, tarjouspyynnöistä ja tarjouksista, neuvottelupöytäkirjat ja muut asiakirjat, jotka liittyvät tuotteen muutoksiin myynnin päättymisen jälkeen, laskut ja lähetysasiakirjat, käynnistyslomakkeet, koulutusraportit, mallikäsikirjat, huoltomiesten raportit, artikkelit kauppalehdissä, tilaukset ja myyntisopimukset, tilausvahvistukset, tietoturvatiedotteet, huoltotiedotteet.

Niin sanottujen ”hyvien ja huonojen asiakirjojen” välinen raja on usein epämääräinen. Tärkeintä on, että mikä tahansa asiakirja, joka on huolimattomasti luotu tai hallittu, voi aiheuttaa haittaa, vaikka se olisi luotu hyviin tarkoituksiin. Toisaalta myös vaikeat kysymykset voidaan dokumentoida hyvällä tavalla, jos sen laatimiseen käytetään jonkin verran huomiota. Huomaa, että kun asiakirjat on luotu suunnitteluhetkellä, mitään ei voida tehdä myöhemmin kirjallisten lausuntojen muokkaamiseksi tai poistamiseksi.

”Hyvät asiakirjat” auttavat todistamaan, että yritys on tehnyt vastuullista työtä tuotteiden suunnittelussa. Asiakirjojen ei tarvitse olla pitkiä ja monimutkaisia; jopa muutama sana tai rivi voi riittää ongelmasta riippuen.

”Huonot asiakirjat” antavat usein harhaanjohtavan kuvan tuotteen turvallisuudesta tai kuvaavat huolimattomuutta tai huolimattomuutta. Huonot asiakirjat voivat muuttaa hyvät asiat katastrofeiksi ja hyväntahtoisuuden tahallisiksi väärinkäytöksiksi. Huonot asiakirjat ovat niitä, jotka kantajan asianajaja haluaa löytää ja käyttää vastaajaa vastaan oikeudenkäynneissä.

Joitakin yksinkertaisia neuvoja voidaan antaa siitä, mitä on otettava huomioon asiakirjoja luotaessa:

Dokumentoi suunnitelmasi. Selitä lyhyesti, miksi tuotteesi on sellaisenaan. Yritä dokumentoida tärkeimmät päätökset. Miksi valitsit A:n etkä B:tä? Tämä koskee erityisesti turvallisuuteen liittyviä kysymyksiä.
Älä koskaan vertaa turvallisuutta kustannuksiin.
Kuvaile tosiasiat: älä liioittele, spekuloi, anna henkilökohtaisia mielipiteitäsi tai syytä muita. Älä myöskään piilota mitään tai tee tuotteesta kauniimpaa sellaisenaan.
Dokumentoi myös hyvät asiat, jotka ovat merkityksellisiä, ei vain ongelmia.
Vältä humoristisia ilmaisuja, jos ongelma on vakava.
Kirjoita vain oman osaamisalueesi sisällöstä. Ilmoita selvästi, jos olet ”poissa laatikostasi”.
Dokumentoi, mitä menettelyjä olet noudattanut, Katso esimerkiksi riskinarviointimenettely, tuotekehitysprosessi tai vakiotestausprotokolla.
Sulje silmukka: jos joku ilmoittaa turvallisuusongelmasta kirjallisesti, vastaa kirjallisesti. Tutki huolenaihe perusteellisesti ja dokumentoi tulokset. Tallenna vastaus yhdessä alkuperäisen ilmaiseman huolen kanssa.
Noudata yrityksen tietueiden säilytyskäytäntöä.

Sähköpostit

Sähköpostit ovat yksi erityisen huolestuttavista aloista. Jos sinulla on mielessäsi merkittävä turvallisuusongelma, soita tai keskustele vastaanottajan kanssa henkilökohtaisesti. Jos sinun on ehdottomasti kirjoitettava sähköpostiviesti, tutustu yllä annettuihin neuvoihin. Merkitse aihe etuoikeutetuksi ja luottamukselliseksi. Jos mahdollista, odota seuraavaa päivää, lue viesti uudelleen ja jos olet edelleen tyytyväinen viestiin, paina vasta sitten Lähetä. Mieti myös, kuka todella tarvitsee tietää; pidä jakelu lyhyenä. Seuraa ja katso, että huolenaiheesi saa huomiota ja että siihen vastataan.

Luottamukselliset tiedot

Monet tuoteturvallisuuteen liittyvät asiakirjat ovat yrityksen luottamuksellisia, mukaan lukien esimerkiksi riskinarvioinnit ja tapahtumatiedot. Älä anna näitä tietoja asiakkaille tai ulkopuolisille, ellei asiasta ole sovittu asiaankuuluvan tuoteturvallisuuspäällikön tai valmistajan lakiosaston tai ulkopuolisen neuvonantajan kanssa. Muista asianajajan ja asiakkaan etuoikeudet, joita sovelletaan, kun: