Tuotevastuu-blogi osa 15: Myynti ja alihankinta

Myynnin kannalta keskeinen teema on asianmukaisen dokumenttienhallinnan tärkeys. Myyntitoimintoihin on tallennettava todisteet siitä, mitä on myyty, kenelle ja millä ehdoilla. Tarjousasiakirjat, sopimukset, toimitusrajat ja muut asiaankuuluvat asiakirjat on säilytettävä tuotteen koko käyttöiän ajan. Myyntiasiakirjojen on oltava samojen periaatteiden mukaisia, joita sovelletaan markkinointiaineistoon. Erityistä huomiota on kiinnitettävä ilmaisuihin, joita voidaan pitää takuina (kirjallisina tai suullisina, nimenomaisina tai epäsuorina).

Näitä sääntöjä noudattamalla saavutetaan parempi asiakastyytyväisyys, parempi tuotteiden vaatimustenmukaisuus ja turvallisemmat tuotteet sekä tuotevastuuriskien parempi hallinta.

Valmistajan on tarjottava ja myytävä vaatimustenmukaisia tuotteita, jotka täyttävät markkina-alueen pakolliset turvallisuusvaatimukset ja niiden on oltava ”state of the art” eli markkinoiden kovimpien vaatimusten mukaisia ja mielellään turvallisempia kuin kilpailijoiden vastaavat tuotteet. Myyntialueiden on löydettävä ja oltava tietoisia alueensa pakollisista vaatimuksista ja ilmoitettava niistä ja tulevista muutoksista säännöllisesti tuoteyrityksille. Kun paikalliset vaatimukset ovat hyvin tiedossa ja niistä tiedotetaan tuotekehitykselle jo uuden tuotteen suunnitteluvaiheessa, tuotekehityksellä on mahdollisuus suunnitella vaatimustenmukaiseksi. Jos tuoteyrityksessä on erityinen tuoteturvallisuus- ja/tai vaatimustenmukaisuusorganisaatio, on luotava yhteistyö- ja viestintäkanavat.

Valmistajan on tarjottava ja myytävä tuotteita, jotka ovat laadultaan asianmukaisia ja virheettömiä. Tuotteita, joiden tiedetään olevan viallisia (suunnittelu-, valmistus- tai tietovirhe), ei saa tarjota tai myydä asiakkaille.

Tuotteen aiottu käyttötarkoitus (intented use), mukaan lukien tuoterajoitukset, on selitettävä ostajalle selkeästi ja sisällytettävä kirjallisesti myyntiasiakirjoihin, kuten tilausvahvistuksiin ja sopimuksiin. Käyttötarkoituskuvauksen avulla asiakas voi tehdä tietoon perustuvia päätöksiä ja arvioida, sopiiko kyseinen tuote tähän tarkoitukseen.

Kaikki valmistajan antamat lausunnot on harkittava huolellisesti, koska ostaja todennäköisesti välittää valmistajan asiantuntemusta tuotetta valitessaan.

Tuotehallintaa (tai muuta tuotteesta vastaavaa toimintoa) on kuultava ennen kuin tuotetta tarjotaan vakiotarjonnan tai määritellyn käyttötarkoituksen ulkopuolella. Myyntitoimintojen ja tuoteyhtiön on pyrittävä löytämään yhteisymmärrys siitä, jos, miten ja millä ehdoilla tuotetta voitaisiin tarjota. Toiminnolla, joka on vastuussa tuotteesta, on viimeinen sana riitatapauksissa.

Tuotteen on oltava turvallinen aiottuun käyttötarkoitukseensa ilman vaihtoehtoja. Asiakkaille on kuitenkin tarjottava kaikkia soveltuvia turvallisuuteen liittyviä vaihtoehtoja, jotka ovat käytettävissä. Asiakkailla on paras tietämys olosuhteistaan ja ennakoiduista tuotteen käyttäjistä, joten asiakkaalla on keskeinen rooli tuotteen laajuuden määrittelyssä. Vaihtoehtojen tarkoitus on selitettävä ostajalle selkeästi, jotta voidaan tehdä tietoon perustuvia päätöksiä. Vaihtoehdot on kuvattava totuudenmukaisesti ja objektiivisesti liioittelematta niiden vaikutuksia. Annetut tiedot, kuten vaihtoehtojen kuvaukset, on sisällytettävä kirjallisesti myyntiasiakirjoihin ja säilytettävä pysyvästi.

Saatavilla olevat asiaankuuluvat koulutus-, kokoonpano- ja käyttöönottoasiakirjat on tarjottava kirjallisesti ja dokumentoitava.

Myyntimenettely on dokumentoitava asianmukaisesti käyttämällä sopimuspohjia tai -lomakkeita. Kaikki asiaankuuluvat asiakirjat on säilytettävä tuotteen koko käyttöiän ajan. Kopio asiakkaan ostospesifikaatiosta, valmistajan lopullisesta tarjouksesta, tilausvahvistuksesta ja/tai myyntisopimuksesta teknisine eritelmineen on säilytettävä pysyvästi. Viitteinä on käytettävä yksittäisiä tunnuskoodeja, kuten sarjanumeroita tai eränumeroita jäljitettävyyden mahdollistamiseksi.

Kaikki myynnin yhteydessä syntyvä materiaali on valmisteltava samojen periaatteiden mukaisesti, joita sovelletaan valmistajan markkinointimateriaaliin.

Turvallisuuden kannalta kriittisten komponenttien alihankinnassa on kiinnitettävä erityistä huomiota toimittajan valintaan. Tuotevastuukysymykset on otettava esille neuvotteluissa ja varmistettava, että toimittaja ymmärtää nämä huolenaiheet täysin.

Jos vahinko tapahtuu ja vahinko on aiheutunut tuotekomponentin puutteellisesta turvallisuudesta, vahingon katsotaan johtuneen sekä tuotteesta että sen komponentista. Jos vahingon on aiheuttanut hankittu komponentti, alitoimittaja on vastuussa siitä aiheutuneesta vahingosta. Vastuu on olemassa, jos toimitetun komponentin turvallisuus on puutteellinen. Päätuotteen valmistaja (eli valmistaja) on myös vastuussa vahingon kärsineelle riippumatta siitä, onko hän toiminut huolimattomasti vai ei.

Vaatimukset

Tavarantoimittajille on tiedotettava lopputuotteen – valmistajan tuotteen – käyttötarkoituksesta ja käyttöympäristöstä. Toimittajalle on annettava tiedot lopputuotteeseen sovellettavista tärkeimmistä vaatimuksista, mukaan lukien tärkeimmät turvallisuusstandardit, lainsäädäntö ja aiotut markkina-alueet. Lisäksi toimittajien odotetaan varmistavan itsenäisesti, että heidän tuotteensa täyttävät tuotteisiinsa sovellettavat vaatimukset.

Sopimukset

Alihankintasopimuksessa on oltava lausekkeet, joilla varmistetaan samanlainen vastuu kuin valmistajalla, ja lauseke, jossa todetaan, että alitoimittajalla on maailmanlaajuinen tuotevastuuvakuutus, jossa valmistaja on lisävakuutettu, ja että sen on tehtävä yhteistyötä valmistajan kanssa kaikissa mahdollisissa oikeudellisissa kysymyksissä.

Älä koskaan vaaranna turvallisuutta säästääksesi rahaa

Asioissa, joissa on kyse turvallisuudesta ja valittavana on useita vaihtoehtoja, hintaa ei saa käyttää pääkriteerinä. Tavallinen ”Valitsemme tämän toimittajan ja tämän komponentin, koska se on halvin” ei ole hyväksyttävää. Jos halvin sattuu olemaan myös turvallisin ja vaatimustenmukaisin, ei ole mitään ongelmaa. Mutta jos halvin on vähemmän turvallinen kuin muut vaihtoehdot, voi syntyä ongelma ja siten halvempi vaihtoehto hylätään.

Dokumentointi

Toimittajien on toimitettava valmistajalle jäljennökset lakisääteisistä sertifioinneista, laatuasiakirjoista ja asiakirjoista. Näitä asiakirjoja voivat olla esimerkiksi vaatimustenmukaisuusvakuutukset ja liittämisvakuutukset sekä asiaankuuluvat käyttö- ja kokoonpano-ohjeet, tiedot jäljellä olevista riskeistä ja odotettavissa olevat käyttäjän suojatoimet. Toimittajan toimitusta ei pidetä täydellisenä ennen kuin kaikki asiakirjat on vastaanotettu.

Jäljitettävyys

Tavarantoimittajien on järjestettävä tuotteidensa jäljitettävyys: hankitut tuotteet on voitava tunnistaa tunnistekoodeilla, sarjanumeroilla tai eränumeroilla toimituksen jälkeen. Jäljitettävyys kentältä on välttämätöntä takaisinvedon tai muun kenttäkampanjan yhteydessä.