Tuotevastuu-blogi osa 16: Tuotteen elinkaari

Valmistajan velvollisuudet huolehtia tuotteesta ei lopu siihen kun tuote on saatettu markkinoille, päinvastoin.

Valmistajalla on lakisääteinen velvollisuus valvoa ja ylläpitää tuotteidensa turvallisuutta tuotteen koko käyttöiän ajan ja varmistaa, että:

• Tuotteet ovat turvallisia käyttää koko elinkaarensa ajan
• Toimitetut tuotteet ovat jäljitettävissä markkinoilta
• Tuotteiden käyttäjät ja omistajat tavoitetaan tarvittaessa
• Mahdolliset turvallisuusongelmat tunnistetaan ja niistä raportoidaan varhaisessa vaiheessa
• Raportoituja vaaratilanteita hallitaan systemaattisesti

Tässä muutamia keskeisimpiä tilanteita joissa on oltava tarkkana:

Huolto ja korjaus

Jos huolto- tai ylläpitokäyntien aikana havaitaan, että tuotteen käyttäjillä on vaarallisia käytäntöjä tai tuotteessa on turvallisuuspuute, tuotteen omistajalle on ilmoitettava asiasta viipymättä kirjallisesti. Lisäksi asiakkaan organisaation vastuuhenkilölle on ilmoitettava asiasta kirjallisesti. Näitä vaarallisia käytäntöjä ovat:

• Tuotteen väärinkäyttö
• Vaaralliset toimintatavat
• Puuttuvat tai tehottomat suojavarusteet, suojukset, toiminnot
• Epäselvät tai puuttuvat turvamerkinnät
• Luvattomat muutokset

Muutokset

Luvattomat muutokset tuotteeseen voivat aiheuttaa hallitsemattomia vaaroja ja vaikuttaa haitallisesti tuotteen vaatimustenmukaisuuteen, laatuun tai suorituskykyyn. Yleensä kaikki muutokset ovat kiellettyjä, ellei valmistaja ole hyväksynyt niitä kirjallisesti ennen toteutusta.

Havaituista luvattomista muutoksista, jotka voivat vaarantaa turvallisuuden tai vaatimustenmukaisuuden, on ilmoitettava tuotteen omistajalle ja vastuulliselle valmistajan tuotejohdolle määriteltyjen menettelytapojen mukaisesti. Luvattomien muutosten kohteena olevan tuotteen omistajaa on kehotettava palauttamaan tuote alkuperäiseen tilaansa. Tämä voidaan tehdä kirjeellä, jossa tuotteen omistajaa ohjeistetaan vaadituista toimenpiteistä ja mahdollisista seurauksista, jos tilannetta ei korjata. Lähetettyjä kirjeitä on seurattava mahdollisuuksien mukaan sen varmistamiseksi, että pyydetyt toimet toteutetaan.

Tuotepäivitykset

Tuotekehityksen aikana on normaalia parantaa tuotteita jatkuvasti. Joskus voi käydä niin, että parannus liittyy turvallisuuteen jos saatavilla on uusi ratkaisu, joka parantaa turvallisuutta, mutta jota ei ollut olemassa silloin kun alkuperäinen tuote saatettiin markkinoille. Nämä uudet ratkaisut – tuotepäivitykset – on asetettava tuotteen omistajien saataville. Käytännöllinen tapa on informoida asiakkaita tuotetiedotteilla.  Hyvin järjestettyinä tuotepäivitykset hyödyttävät sekä asiakkaita että valmistajaliiketoimintaa.

Koneiden uusinnat / modernisoinnit

Koneen uusinnan tai modernisoinnin tavoitteena on parantaa koneen suorituskykyä ja/tai turvallisuutta ja pidentää sen käyttöikää. Työn laajuudesta sovitaan aina yhdessä tilaajan kanssa ja tilaaja päättää, kuinka laaja uudistus/modernisointi on.

Jos kone jatkaa alkuperäisessä käyttötarkoituksessaan, EY-vaatimustenmukaisuusvakuutusta ei tarvitse uusia, vaan kone jatkaa elinikäänsä vanhana koneena. Modernisoinnin/uusinnan jälkeen koneiden turvallisuuden on oltava vähintään alkuperäisellä tasolla.

Jos koneen käyttötarkoitusta muutetaan (jos siihen tehdään merkittäviä muutoksia), vanha tuote on tullut käyttöikänsä päähän. Tällöin uusi käyttöikä alkaa ja tarvitaan uusi EY-vaatimustenmukaisuusvakuutus. Koneen on täytettävä kaikki voimassa olevat turvallisuusvaatimukset.

Asiakkaan on päätettävä, jatketaanko alkuperäisen koneen elinkaarta vanhana vai modernisoidaanko se kokonaan uudeksi koneeksi.  Joka tapauksessa valmistaja ja asiakas sopivat etukäteen, kuka on vastuussa koneen riskiarvioinnista, ja heillä on kaikki tarvittavat tiedot saatavilla.

Myynnin jälkeinen varoitusvelvollisuus, turvallisuustiedotteet

Usein asiakkaita on varoitettava ja informoitava tarvittavista toimenpiteistä turvallisuustiedotteilla. On käytettävä valmista mallia ja noudatettava sitä.

Turvallisuustiedote lähettää pakottavan viestin: kuvatut toimenpiteet ovat pakollisia ja ne on toteutettava tiedotteessa neuvotulla tavalla. Yleisten ohjeiden mukaan turvallisuustiedotetta tarvitaan, kun:

• Tuote on saatettu markkinoille ja sen jälkeen on havaittu uusi vaara
• Nykyiset riskinhallintakeinot eivät ole riittäviä, ja on tarpeen varoittaa vaaratilanteiden tai terveyshaittojen toistumisen estämiseksi
• On tarpeen ilmoittaa, että turvallisuuteen liittyvä jälkiasennussarja on saatavilla tai että takaisinkutsu on tarpeen.
• Asiakkaille on lähetettävä olennaista turvallisuuteen liittyvää palautetta (esim. varoitus havaitusta vakavasta laitteiden väärinkäytöstä, pyyntö luvattomien muutosten poistamisesta)

Kunkin asiaankuuluvan tuotealueen tai tuotelinjan on nimettävä turvallisuustiedotteiden valmistaja, joka vastaa tiedotteiden laatimisesta. Ainakin tuotelinjapäällikön, tuoteturvallisuuspäällikön ja turvallisuuskysymyksen omistajan on tarkastettava ja hyväksyttävä luonnos. Tarvittaessa on kuultava valmistajan oikeudellista osastoa tai ulkopuolista oikeudellista neuvonantajaa. Kun kaikki tarkastajat ovat yhtä mieltä, tiedote voidaan julkaista.

Tiedote on tallennettava pysyvästi tietokantaan tai muuhun määrättyyn paikkaan. Tuoteyritys ja myyntialueet vastaavat menettelytapojen määrittelystä tiedotteiden jakamiseksi tuoteomistajille. Kaikki tuotteiden omistajat on mahdollisuuksien mukaan tavoitettava. Asiaankuuluvat tietueet on luotava, mukaan lukien todisteet toimitetuista tiedotteista ja asiakkaiden toteuttamista toimenpiteistä. Jos epäillään, että tiedotetta ei toimiteta asiakkaalle tai tarvittavia toimenpiteitä ei ole tehty, muistutus kannattaa lähettää joskus tiedotteen julkaisemisen jälkeen. Jos ensimmäinen muistutus ei johda toimenpiteisiin, voidaan lähettää toinen muistutus, erityisesti takaisinkutsujen tai pakollisten jälkiasennusten yhteydessä.

Vaihtoehtona turvallisuustiedotteelle voi olla kohtelias asiakaskirje, jos havaittu asia koskee vain yhtä asiakasta. Kirjeessä on selitettävä asia, mukaan lukien asiaankuuluvat varoitukset. Kirje on säilytettävä pysyvästi yhdessä muun siihen liittyvän aineiston kanssa.

Takaisinvedot, jälkiasennukset ja muut kenttäkampanjat

Takaisinveto tarkoittaa asiakkaille/käyttäjille osoitettua virallista pyyntöä palauttaa viallinen tuote valmistajalle. Palautuspyyntö voi koskea tiettyä komponenttia, kokonaista tuotetta tai tuote-erää. Jälkiasennuksella tarkoitetaan jo toimitetun tuotteen asentamista uuteen tai muutettuun osaan tai komponenttiin. Jälkiasennukset voidaan kohdistaa tiettyihin tuotteisiin tai suurempiin laivastoihin. Huomaa, että jos sama tunnistettu riski tai vika voi esiintyä useissa tuotteissa, kaikkien tuotteiden on oltava kenttäkampanjan laajuudessa.

Takaisinveto- tai jälkiasennuskampanjan tarkoituksena on estää onnettomuuksia tai vaaratilanteita.

Yleensä takaisinvedot ja jälkiasennukset liittyvät turvallisuuspuutteisiin, joita ei voida muuten korjata tai poistaa. Yleensä vika on peräisin suunnittelusta tai valmistuksesta, mutta se voi olla peräisin myös hankitusta komponentista. Tällöin toimittaja ilmoittaa valmistajalle virheestä, ja vastuut ja tarvittavat käytännön toimenpiteet päätetään tapauskohtaisesti.

Takaisinvedot ja jälkiasennuskampanjat voivat olla taloudellisesti merkittäviä. Takaisinvedoista ja merkittävistä jälkiasennuksista aiheutuvat kustannukset on arvioitava, mukautettava ja niistä on raportoitava asiaankuuluville sidosryhmille prosessin aikana.